Wenn mehrere Gemeinden ein gemeinsames Gemeindebüro einrichten, kommen nicht nur Menschen und Aufgaben zusammen, sondern auch Akten, Ordner und digitale Dokumente. Was wird künftig wo abgelegt? Wer braucht Zugriff auf welche Unterlagen? Und welche Technik hilft dabei, dass alle gut zusammenarbeiten können? Gerade in dieser Aufbauphase lohnt es sich, die gemeinsame Aktenführung von Anfang an mitzudenken.

Dabei kann das Dokumentenmanagementsystem (DMS) der EKHN helfen. Für Nachbarschaftsräume bietet die Errichtung und Einrichtung des gemeinsamen Gemeindebüros eine gute Gelegenheit, neue Arbeitsabläufe und eine gemeinsame digitale Ablagestruktur zusammen zu entwickeln.

Was bringt das DMS im Büroalltag?

Das DMS ermöglicht eine einheitliche digitale Ablage von Akten, Formularen und weiteren Dokumenten. Dabei geht es um mehr als darum, Papier einzuscannen: Unterlagen sollen verlässlich auffindbar sein, Zuständigkeiten erkennbar werden und Bearbeitungsschritte nachvollziehbar bleiben.

Das kann die Zusammenarbeit an mehreren Stellen erleichtern:

• Unterlagen finden: Such- und Filterfunktionen helfen, Dokumente schnell aufzurufen.

• Gemeinsam arbeiten: Mehrere berechtigte Personen können gleichzeitig auf Unterlagen zugreifen – auch von unterschiedlichen Standorten aus.

• Vorgänge weitergeben: Digitale Umlaufmappen ermöglichen es, Dokumente zur Bearbeitung oder Genehmigung weiterzuleiten.

• Den Überblick behalten: Bearbeitungsstände und Änderungen sind nachvollziehbar; Zugriffsrechte regeln, wer welche Unterlagen einsehen und bearbeiten darf.

• Aufbewahrungsfristen berücksichtigen: Die im Aktenplan hinterlegten Fristen werden im System automatisch berücksichtigt.

Welche Unterstützung gibt es?

Zur Einführung gehören technische und fachliche Schulungen. Sie behandeln sowohl die Bedienung der Software als auch Fragen der Aktenführung: Wie wird eine digitale Akte angelegt? Welche Dokumente gehören hinein? Wie funktioniert die Ablage nach Aktenplan, und welche Aufbewahrungsfristen gelten? Praktische Übungen und Fallbeispiele unterstützen den Einstieg.

Auch bestehende Abläufe und die Möglichkeiten zur Übernahme vorhandener Akten werden im DMS-Projekt betrachtet. Wer sich für die Einführung interessiert, kann mit dem DMS-Team zunächst klären, welcher Zeitpunkt für den eigenen Nachbarschaftsraum sinnvoll ist.

Wann ist ein Einstieg möglich?

Die nächsten Einführungsrunden sind geplant für:

• Anfang 2027: voraussichtlicher Start der zweiten Einführungsrunde. Wer daran teilnehmen möchte, muss sich möglichst bis Ende November 2026 anmelden.

• Mitte 2027: voraussichtlicher Start der dritten Einführungsrunde.

Anfragen zur Einführung und Anmeldungen nimmt das DMS-Team unter dms@ekhn.de entgegen. Eine Beratung ist auch ohne bereits festgelegten Starttermin möglich.

Muss das Dekanat ebenfalls teilnehmen?

Nein. Ein Nachbarschaftsraum kann das DMS unabhängig von der Teilnahme seines Dekanats einführen. Auch Dekanate selbst können teilnehmen. Derzeit besteht keine Teilnahmepflicht; das System soll die Verwaltungsarbeit perspektivisch vereinfachen und ist ein zentraler Schritt zur digitalen Aktenführung in der EKHN.

Weitere Informationen bietet das beigefügte Fact Sheet „DMS – die digitale Akte“. Für Fragen stehen außerdem Hakan Akalay und das DMS-Team der EKHN-Kirchenverwaltung (DMS@ekhn.de) zur Verfügung.

⬇️ Download des Info-Blattes